Organizzazione del lavoro: come ho ritrovato tempo per me senza aggiungere nessun tool

Nel mio precedente articolo ti ho parlato di quanto sia fondamentale dare priorità al metodo rispetto al tool, ma mi rendo conto che sulla carta è un principio bellissimo, è meno scontato applicarlo ogni giorno quando si gestisce un’attività in proprio.

Voglio essere onesta, nonostante sia una persona organizzata, circa un mese fa, mi sono resa conta di aver perso il filo. Mi sentivo sopraffatta, avevo una to-do list che sembrava non svuotarsi mai e, nonostante passassi l’intera giornata a fare cose, la sera mi sentivo frustrata perché avevo la percezione di non aver concluso nulla.

Proprio nel momento in cui stavo gestendo l’onboarding di un nuovo cliente e la delega di un’attività da parte di un cliente esistente, stavo rischiando di perdere il controllo, e la prima cosa a cui ho pensato è stata cercare un nuovo tool per gestire i task.
Poi mi sono resa conto che stavo per fare l’errore di aggiungere complessità invece di sottrarla.

Mappare e semplificare

Invece di scaricare una nuova app, mi sono presa una giornata intera, ho mappato tutto ciò che stavo facendo, sia per me che per i miei clienti, e ho cercato di semplificare ogni processo.

La scintilla è arrivata ricordando l’intervento di Daniela , professional organizer, al FreelanceCamp di Padova : il mio calendario era diventato un vero “Calendario Tradito”, ogni slot occupato, tutto incastrato, nessun respiro. Guardandolo mi sono riconosciuta perfettamente.

Come ho riorganizzato le mie giornate

Ho riorganizzato Trello e Google Calendar, strumenti che già usavo, rendendoli più efficaci. Ho suddiviso la settimana in blocchi dedicati: clienti, back-office, comunicazione, momenti di revisione, ma prima di tutto tempo libero per me e per gli imprevisti.

Ho assegnato un colore ad ogni cliente e uno diverso per i miei task, sfruttando l’aggiornamento dei colori di Google Calendar, trovo la gestione visiva comodissima, a colpo d’occhio so esattamente cosa sto gestendo e il carico mentale si è alleggerito tantissimo.

Grazie al laboratorio sul calendario editoriale fatto con Giada a inizio estate, sul fronte comunicazione ero già serena. Sapevo cosa pubblicare e quando, ma mi sono sentita libera di modificare i piani se nascevano nuove idee, posticipando i contenuti senza stress, perché la struttura di base c’era già.

Il risultato più importante: la libertà

Quindi non ho inserito nessun tool nuovo, ma ora ho l’agenda più chiara, e la sera provo la soddisfazione di vedere i risultati del lavoro svolto.

E la cosa più importante? Ho ritrovato tempo per me. Non intendo solo “ore libere” sulla carta, ma momenti vissuti davvero. Come quel giovedì mattina in cui, invece di essere al PC, mi sono concessa una pedalata sulla nuova ciclabile e colazione vista mare con un’amica, senza ansia, senza il pensiero fisso alla to-do list.

(foto della colazione al mare)

Avere una base solida rende il lavoro molto più sostenibile, l’organizzazione non è un set di regole rigide, ma un sistema che deve servire a te, perché i momenti di vita sono energia e sono necessari.

Se senti che il tuo modo di lavorare è diventato troppo macchinoso, prova a fermarti e a mappare i tuoi processi: a volte bastano pochi accorgimenti per ritrovare il tempo per te.

Sono Raffaela Rittore, assistente virtuale amministrativa e contabile. Aiuto liberi professionisti, artigiani e PMI in tutta Italia a semplificare la loro gestione quotidiana. Se vuoi capire come possiamo snellire le tue procedure, scrivimi per una chiacchierata di 30 minuti senza impegno Contattami qui